Viisi tärkeää kysymystä työajanhallintaohjelmiston toimittajalle

Onko yrityksesi tarkoituksena tehostaa toimintaansa uuden työajanhallintaohjelmiston avulla tulevan syksyn aikana? Tiedätkö, millaisia kysymyksiä vaihtoehtoisille ohjelmistotoimittajille kannattaa esittää ennen ohjelmiston lopullista hankintapäätöstä? Tässä artikkelissa esitetään viisi tärkeää kysymystä, jotka on syytä kysyä jokaiselta vaihtoehtoiselta ohjelmistotoimittajalta.

Millaista kokemusta toimittajalla on työajanhallinnasta?

Kokemus työajanhallinnasta on ehdottomasti yksi tärkeimmistä kriteereistä sekä työajanhallintaohjelmiston että sen toimittajan valinnassa. Kun valitset toimittajan, jolla on laaja-alaista kokemusta työajanhallinnasta, vältätturhat karikot ohjelmiston hankinnassa ja sen käyttöönotossa.

Kysele siis vaihtoehtoisilta toimittajiltasi huolellisesti, millaista käytännön kokemusta heillä on eri toimialoista, yrityksistä, organisaatioista ja niiden tarpeista työajanhallinnalle. Ovatko he esimerkiksi toimittaneet ohjelmistoaan lähinnä tehtaiden vuorotyön hallintaan, vähittäiskaupoille vaiko kenties molemmille?

On aina asiakkaan etu, jos toimittajalla on kokemusta sellaisista aloista ja organisaatioista, joiden työajanhallintaprosessi toimii suhteellisen samalla tavalla kuin asiakkaalla itselläänkin.

Millaisia uusia toimintamalleja työajanhallintaohjelmisto mahdollistaa?

Uuden työajanhallintajärjestelmän tulee paitsi tukea yrityksen nykyistä työajanhallintaprosessia, mutta myös mahdollistaa uudenlaisia toimintamalleja yrityksen työajanhallinnalle. Jos esimerkiksi yrityksen työajanhallinta on tähän saakka hoidettu aina yksi osa-alue kerrallaan (suunnittelu, seuranta, toteumien tarkastaminen jne.), on tärkeää, että uusi ohjelmisto tällöin mahdollistaa tehokkaamman kokonaisuuden hallinnan.

Pyydä eri toimittajia kuvaamaan, miten heidän ohjelmistonsa voi auttaa organisaatiotasi tehostamaan, järkeistämään tai muutoin uudistamaan työajanhallinnan käytäntöjä.

Onko ohjelmistolla monipuolinen käytettävyys?

Työajanhallintajärjestelmän hankinnassa on usein tärkeää selvittää myös se, miten hyvin järjestelmä joustaa yrityksen erilaisissa toiminta- ja työskentelymalleissa – samankin yrityksen sisällä voi nimittäin olla vaikkapa useita erityyppisiä työsuhteita ja siten myös useita erilaisia työaikamalleja.

Jos saman yrityksen sisällä toimii niin toimihenkilöitä, tuotantotyöntekijöitä kuin asiakaspalvelijoitakin, on tärkeää, että samalla ohjelmistolla kyetään suunnittelemaan heidän kaikkien työaikaansa.

Selvitä siis ohjelmistotoimittajilta, miten hyvin heidän ohjelmistonsa pystyy hallitsemaan kenties useastakin eri palasesta muodostuvaa kokonaisuutta.

Onko ohjelmisto laajennettavissa ja integroitavissa muihin ohjelmistoihin?

Työajanhallintaohjelmiston hankinnassa kannattaa miettiä myös yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Jos ohjelmistoa tarvitaan tällä hetkellä ainoastaan työvuorosuunnitteluun, on se jatkossa kenties kyettävä integroimaan johonkin palkanlaskenta-, HR- tai vaikkapa kulunvalvontajärjestelmään.

Hankintavaiheessa tulee siis selvittää, miten hyvin työajanhallintaohjelmisto on integroitavissa muihin ohjelmistoihin sekä ylipäätään: skaalautuvatko ohjelmiston ominaisuudet myös isomman henkilöstömäärän hallintaan.

Hankintavaiheessa kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, mitä eri moduuleja kukin eri ohjelmisto itsessään sisältää: löytyykö siitä esimerkiksi työntekijäweb, mobiili työajanhallinta, työajan optimointi, toteumien tarkistaminen, palkkalajilaskenta jne.?

Vaikka yrityksellä ei välttämättä olisikaan tarvetta erilaisille lisäosille vielä tässä hetkessä, voi tarve niille syntyä hieman myöhemmin esimerkiksi yritystoiminnan muuttuessa tai kasvaessa. Lisäosat ovat huomattavasti helpompaa ja edullisempaa ottaa käyttöön, kun ne alun perinkin ovat osana yrityksellä käytössä olevaa työajanhallintaohjelmistoa.

Millaista käyttäjätukea ohjelmistolle on saatavilla?

Ennen lopullista toimittajan valintaa on syytä selvittää myös, millaista käyttäjätukea kukin toimittaja tarjoaa omalle työajanhallintaohjelmistolleen ja kuinka hyvin nämä tukipalvelut sopivat oman yrityksen tarpeisiin.

Selvitä siis, onko tukeen varattu riittävät resurssit ja kuinka hyvin tuki on tavoitettavissa esim. sähköpostitse tai puhelimitse? Kysy myös, mitkä ovat olleet tyypillisiä ongelmatilanteita kunkin toimittajan ohjelmistoon liittyen ja kuinka nopeasti ongelmat yleensä saadaan ratkaistua.

Pyydä ohjelmistotoimittajia myös kuvaamaan, miten ja kuka ohjelmiston yleistä kehitys- ja päivitystyötä tekee.

Harkitsetko työajanhallintaohjelmiston hankintaa tai vaihtamista?

Lue aiemmin julkaistut artikkelimme, joissa kerrotaan työajanhallintaohjelmiston käyttöönotosta:

Lataa myös maksuton pikaoppaamme, ”Kustannussäästöjä työajanhallintaohjelmistolla”, jossa kerrotaan, miten tehokas työajanhallinta voi auttaa yrityksen kannattavuuden parantamisessa.