Resursoinnin järjestelmällä palvellaan sekä prosessia että suunnittelijaa

Lähtötilanteessa suunnittelua tehdään usein päässä
Resursointi on se vaihe, jossa tilatut työt ja toimitukset suunnitellaan kalustolle ja henkilöille. Resursoinnin pääprosessi on sama riippumatta siitä, suunnitellaanko töitä henkilöille, koneille tai molemmille. Käytännössä toki toimiala ja toimintamallit vaikuttavat paljonkin yksityiskohtiin ja esimerkiksi resursointia varten tarvittaviin tietoihin.

Resursoinnin haasteena järjestelmämielessä voidaan nähdä tiedonhallinta eri tasoilla: yksityiskohtaisten tietojen käsittely, kokonaiskuvan hahmottaminen nopeasti päätöksenteon tueksi ja käytännön työn tekemisen helppous tarkoittavat helposti jopa ristiriitaisia vaatimuksia. Suunnittelua on monesti tehty pitkälti päässä ja suunnittelun lopputulos on kirjattu joko järjestelmään tai esimerkiksi yhteiskäytössä olevaan taulukkolaskentadokumenttiin.

Järjestelmällä tiedot talteen ja apua suunnittelutyöhön
Monesti resursointi- ja tilaustenhallintajärjestelmän käyttöönoton taustalla on tarve saada kerättyä tietoa luotettavasti talteen laskutusta ja jälkilaskentaa varten ilman, että samaa tietoa syötetään järjestelmään sen eri vaiheissa. Tämä onkin yksi tärkeä järjestelmälle asetettava tavoite.

Käyttäjien motivoimisen kannalta on kuitenkin olennaista, että järjestelmän avulla käyttäjän oma työ helpottuu merkittävästi ja käyttäjä kokee saavansa apua oman työnsä hoitamiseen. Ainakaan käyttäjät eivät saa kokea, että heidän työnsä hankaloituu. Tämä tarkoittaa esimerkiksi resursointijärjestelmän kannalta sitä, että tilauksen vastaanotossa, suunnittelussa ja toteumien käsittelyssä tulee huomioida esimerkiksi laskutuksen näkökulma eli yksityiskohtaiset tiedot asiakkaasta, kuljetuksesta tai palvelusta, hinnoittelusta, määrästä ja toteutuksen yksityiskohdista.

Toisaalta on huomioitava se, että tilauksen käsittelyyn suunnittelussa kuluva aika ei saa lisääntyä tai suunnittelu ei saa muodostua jäykäksi täydellisten tietovaatimusten takia. Kullekin käyttäjälle on löydettävä häntä hyödyttävät asiat, jotta järjestelmän käyttöönotto on mielekästä.

Prosessin ja toimijoiden tarkastelu ja joustava järjestelmä takaavat onnistuneen lopputuloksen
Järjestelmän sovittaminen yrityksen toimintaan vaatii toiminnan ja tavoitteen ymmärtämistä. Jos halutaan suunnittelutyökalu, jolla pystytään suunnittelemaan tehokkaammin ja nopeammin, antamaan asiakkaille tarkempia tietoja työn suunnitellusta etenemisestä ja hahmottamaan kokonaisuus nopeasti, pitää tarkastella järjestelmää ensisijaisesti suunnittelun tarpeiden näkökulmasta.

Näihin tarpeisiin lisätään prosessiin liittyvät vaatimukset, kuten tilauksesta laskutusta varten tarvittavat tiedot tai tehdystä työstä syötetyt tuntikirjaukset palkanlaskennan käyttöön. Joustava järjestelmä pystyy liikkumaan vaatimusten ja tietojen osalta kaikilla tasoilla: yleisestä yksityiskohtaiseen ja takaisin.