RAY optimoi henkilöresursseja

Raha-automaattiyhdistyksen (RAY) perustehtävä on kerätä raha-automaatti- ja kasinopelitoiminnalla varoja suomalaisten hyvinvoinnin edistämiseksi. RAY on julkisoikeudellinen yhdistys, johon kuuluu 94 sosiaali- ja terveysalalla toimivaa jäsenjärjestöä.

Procomp Solutions Oy on toimittanut RAY:n palveluhenkilöstön käyttöön Aikajana-työajanhallintajärjestelmän, jonka piirissä on noin 1200 työntekijää. Henkilöt työskentelevät Palvelupelit, Casino Helsinki ja Digitaaliset kanavat -yksiköissä.

RAY:n kaltaisella suurella toimijalla ovat haasteina työvuorosuunnittelun lisäksi muutosten hallinta, henkilöstötietojen ylläpito sekä työvuorosuunnittelun keskittäminen. Myös suora sähköinen kommunikointi työntekijöiden kanssa nähtiin tarpeelliseksi. Näihin haasteisiin Aikajana on pystynyt vastaamaan, ja toiminta on tehostunut huomattavasti.

Työvuorosuunnitelma tehdään etukäteen aina kuuden viikon jaksoille toimipaikoittain. Viikonloppuisin ja iltaisin päivystysvuorolla palveluesimies hallitsee kerrallaan laajan toimialueen eli noin 300 työntekijää eri toimipaikoissa. Työvuorojen suunnittelussa tärkeitä asioita ovat työntekijän osaamisenhallinta ja lepo-aikojen sekä vuorojen täyttöasteen seuranta (miehittämättömien vuorojen hallita). Suunnittelu sisältää myös työvuorojen generoinnin, jolla työvuoroja voidaan sijoittaa työntekijöille automaattisesti erilaisten niihin liittyvien vaatimusten mukaisesti. Henkilöstöllä on puolestaan mahdollisuus vaikuttaa suunniteltuihin työvuoroihin ehdottamalla vuoronvaihtoja tai vapaapäivätoiveita työntekijän portaalista. Samalla he pääsevät tarkastelemaan myös omia työvuorolistojaan.

RAY:n palveluesimies Jukka Mäki-Runsas kertoo työvuorosuunnittelun nopeutuneen ja helpottuneen Aikajanan myötä. Hallitessaan laajaa toimialuetta hän näkee yhdellä silmäyksellä henkilöiden käytettävyystilanteen ja siten voi joustavasti tehdä tarvittavia muutoksia työvuoroihin esimerkiksi työntekijän sairastuessa. Korvaavaa sijaista etsiessään hänellä on käytössään ohjelman kautta saatavana tietona työntekijän osaaminen ja hänen käytettävyys kyseisenä ajanhetkenä. Kommunikointi nopeutuu kun työntekijään voi ottaa yhteyden vaikka tekstiviestillä Aikajanan kautta.

RAY:n tietotekniikan järjestelmäpäällikkö Janne Torkkelin mukaan Aikajana tukee keskitettyä toimintaa, jolla hallitaan yli tuhannen henkilön vuoroja ja vuoronvaihtoja. Procompin perusjärjestelmä oli ainoa Ray:lle tarjotuista järjestelmistä, johon pystyttiin rakentamaan ison, koko maan kattavan organisaation työvuorosuunnittelujärjestelmä.