Nämä merkit kertovat organisaatiosi työajanhallinnan tehottomuudesta

ID-1001950691Tehoton työajanhallinta näkyy organisaatiossa monin eri tavoin – niin työntekijöille, asiakkaille kuin yritysjohdollekin. Tunnistatko oman organisaatiosi jostain seuraavista esimerkeistä?

Töissä on liian paljon/liian vähän henkilöstöä

Tämä on yksi tyypillisimmistä tehottoman työajan tunnusmerkeistä. Jos esimerkiksi kaupan alalla henkilöstö on toistuvasti alimitoitettu, on kassoilla usein ruuhkaa tai asiakkaat eivät saa tarvitsemaansa palvelua. Sekä kaupan alalla että tuotantoyrityksissä ylimitoitettu henkilöstö puolestaan tarkoittaa sitä, että työntekijöillä ei ole riittävästi tehtäviä oman työvuoronsa aikana. Myös pitkät toimitusajat tai virheet toimitussisällöissä voivat olla seurausta alimitoitetusta henkilökunnasta.

Asiakastyytyväisyys on heikkoa

Myös asiakastyytyväisyys voi kärsiä tehottoman työajanhallinnan takia. Ajatellaanpa vaikka kaupan alaa, jossa on erittäin tärkeää, että eri osastoilla on tarjolla riittävästi osaavaa henkilökuntaa, jotka pystyvät asiakaspalveluun myös eri kielillä. Jos asiakaspalvelun laatu ei ole asiakkaiden odottamalla tasolla, saa yritys yleensä huonoja tuloksia asiakastyytyväisyyskyselyistä. Asiakkaiden tyytymättömyys voi myös ajaa heidät asioimaan muualla tai esimerkiksi tekemään ostoksia enemmän verkkokaupoissa.

Työvuorosuunnittelijalla ei ole riittävästi tietoa tehokkaiden työvuorojen suunnitteluun

Tehokkaat työvuorosuunnitelmat perustuvat aina joko olemassa olevaan myyntibudjettiin tai esimerkiksi historiatiedoista saatavaan tietoon yrityksen asiakasvirroista ja kassapaineesta.  Tämän lisäksi myös työntekijöiden osaamistiedon tulee olla helposti työvuorosuunnittelijan saatavilla. Tehottomassa työajanhallinnassa työvuorosuunnitteluun tarvittava tieto ei liiku riittävän nopeasti tai sitä ei ylipäätään ole työvuorosuunnittelijan käytettävissä.

Sairauspoissaolojen määrä kasvaa

Hyvin suunniteltu työaika edistää työntekijöiden työssä jaksamista ja työviihtyvyyttä kun taas jatkuva kiire ja kaaos – tai toistuva tarpeettomuuden tunne – voi heikentää työntekijöiden työkykyä. Pahimmillaan tehoton työajanhallinta tuleekin esille työntekijöiden tyytymättömyytenä ja toistuvina sairauspoissaoloina.

Johdolla tai esimiehillä ei ole selkeää kuvaa työajanhallinnasta

Tehokas työajanhallinta on prosessi, jolla on selkeät tavoitteet ja jonka tiedot kulkevat yhtenäisenä kokonaisuutena työvuorosuunnittelusta aina palkanlaskentaan saakka. Ellei tämä prosessi ja siihen liittyvät tavoitteet ole yritysjohdon tiedossa, ei työajanhallinnan käytännön toteutuskaan yleensä tue yrityksen strategisia tavoitteita.

Työajanhallinnassa ei hyödynnetä erilaisia työaikamalleja

Monet työehtosopimukset tarjoavat erilaisia työaikamalleja tai työaikajoustoja (tasoittumisjaksot, työaikapankki jne.), joiden hyödyntäminen koetaan liian monimutkaiseksi tai vaivalloiseksi. Tehokkaassa työajanhallinnassa erilaiset työaikamallit saadaan kuitenkin helposti huomioitua työvuorosuunnitelman teossa – tällöin käytettävä ohjelmisto muistuttaa työvuorosuunnittelijaa mahdollisista työehtosopimuksen asettamista rajoitteista tai ilmoittaa, kuinka paljon kunkin työntekijän tasoittumisjaksossa on vielä tunteja käytettävissä.

Palkkakustannukset nousevat ylityökustannusten takia

Tehoton työajanhallinta näkyy myös henkilöstökustannusten nousuna tai saavuttamattomina kannattavuustavoitteina. Ylityökustannukset ovatkin yritysjohdolle kaikista hälyttävin merkki huonosti toteutetusta työajanhallinnasta. Yritysjohdon kannattaa tällöin panostaa työajanhallinnan tehostamiseen, sillä ylitöiden määrä on mahdollista saada vähennettyä minimiin tai saada jopa loppumaan kokonaan.

Onko sinun organisaatiosi työajanhallinnassa vielä tehostamisen varaa?

Tunnistitko oma organisaatiosi yhdestä tai useammasta yllä mainitusta esimerkistä? Jos haluat saada lisää tietoa tehokkaasta työajanhallinnasta, lataa meiltä maksuton asiantuntijaopas aiheeseen liittyen.