Näin työajanhallintaohjelmisto otetaan käyttöön, osa 1

Oman organisaation erityistarpeet huomioiva työajanhallintajärjestelmä on paras ratkaisu aina kun työajanhallinta halutaan toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti. Tässä kahden artikkelin sarjassa esitellään, kuinka räätälöidyn työajanhallintaohjelmiston toteutusprosessi pääpiirteittäin etenee.

Tarvekartoitus

Räätälöidyn työajanhallintaohjelmiston rakentaminen lähtee aina liikkeelle tarvekartoituksesta, jossa käydään läpi asiakkaan tunnistamat tarpeet työajanhallinnalle. Kartoituksen aikana on tärkeää selvittää asiakkaan työajansuunnitteluprosessin nykytila kehityskohtineen ja vahvuuksineen sekä asiakkaan tavoitetila tulevaisuuden työajanhallinnalle.

Näiden tietojen perusteella ryhdytään selvittämään, millaisia ratkaisuja asiakkaan työajanhallinnan toteuttamiseen tarvitaan. Toisinaan voi olla niin, että jo valmiina olevasta ohjelmistosta löytyy apu asiakkaan tarpeisiin vastaamiseksi. On myös hyvin mahdollista, että ohjelmistoon halutaan lisätä joitakin uusiakin ominaisuuksia.

Toteutuksen suunnittelu

Kun asiakkaan työajanhallinnan nykytila on saatu käytyä tarkoin läpi, on seuraavana vuorossa toteutuksen suunnittelu. Tässä vaiheessa selvitetään, miten harkinnan alla olevan järjestelmän ominaisuudet tukevat asiakkaan käyttötarvetta sekä tehdään suunnitelma siitä, millaisia muutoksia ohjelmistoon tulee käytännön tasolla tehdä.

Projektin toteutuksen suunnitteluvaiheessa vedetään yhteen tarvekartoituksen aikana kerätyt esitiedot, rakennetaan yksityiskohtaisempi toteutussuunnitelma sekä tarkennetaan projektin aikataulua.

Ohjelmistoprosessi

Ohjelmiston räätälöinti tarkoittaa jonkinlaista ohjelmistoprojektia, jonka aikana asiakkaan työajanhallintaprosessi sekä ohjelmiston toimintokohtaiset ratkaisut toiminnot pyritään sovittamaan mahdollisimman hyvin yhteen. Ohjelmiston muokkaaminen voi koskettaa joko isompia ohjelmistokokonaisuuksia, integraatioita muihin järjestelmiin tai sitten vaikkapa yksittäisiä toimintoja (esim. palkkalaji, päivätyyppi).

Ohjelmistoprosessi etenee yleensä seuraavien vaiheiden kautta:

  • Muutostarpeiden määrittäminen
  • Suunnitelma toteutukselle
  • Toteutus
  • Testaus
  • Dokumentaatio

Asiakas testaa testiympäristössä

Kun ohjelmistosta julkaistaan ensimmäinen hyväksytty ohjelmaversio, asiakkaan tehtävä on tarkistaa toteutetut ratkaisut ohjelmistolle tehdyssä testiympäristössä. Testaamisen aikana voi vielä tulla esille erilaisia lisätoiveita tai muutostarpeita, jotka voidaan ottaa huomioon ohjelmiston lopullisessa versiossa.

Ohjelmiston julkaisu

Tarvittavien muutosten ja lisäysten jälkeen asiakas saa käyttöönsä omiin käyttötarpeisiin räätälöidyn työajanhallintajärjestelmän. Ohjelmiston toimitusaika kestää yleensä muutaman kuukauden, riippuen tietysti projektin ja ohjelmiston muutostöiden laajuudesta.

Tärkeää huomioida prosessin aikana

  • Parhaimpiin lopputuloksiin päästään siten, että suunnitteluvaiheessa otetaan huomioon mahdollisimman laajasti erilaisia käyttäjänäkökulmia.
  • Ohjelmistosta voidaan ottaa ulos erilaisia kehitysversioita projektin eri vaiheissa. Kaikkea ei siis tarvitse saada valmiiksi kerralla vaan versioita voidaan jatkojalostaa halutussa aikataulussa.
  • Toimittaja vastaa ohjelmistoprojektin eteenpäin viemisestä. Lopputuloksen kannalta on kuitenkin tärkeää, että asiakas ja toimittaja toimivat tiiviisti yhteistyössä koko projektin ajan.
  • Ohjelmiston käyttöönotto henkilöstön keskuudessa viimeistellään siihen suunnitellun koulutuksen avulla. Koulutuksesta kerromme lisää seuraavassa artikkelissa.