Näin tehostat työvuorosuunnittelua kaupan alalla

Tehokas työvuorosuunnittelu on ehdoton menestymisen edellytys kaupan alan yrityksille. Työvuorosuunnittelun peruskäytännöt ovat varmasti kaikilla alan toimijoilla jo hyvin hallussa, mutta aina on varaa kehittää ja kehittyä. Optimointi on keino, jolla kaupan alan työajanhallinta voidaan nostaa kokonaan uudelle tasolle.

Tuodaan yrityksen tavoitteet käytännön tasolle

Optimoinnin avulla yrityksen johdolta tulevat toiveet pystytään tehokkaammin ja laaja-alaisemmin huomiomaan ketjun kaikkien myymälöiden työvuorosuunnitelmissa. Tällöin työvoiman käyttöä on mahdollista johtaa siihen suuntaan, mikä sopii parhaiten kunkin yrityksen tavoitteisiin, toimintaan ja arvoihin.

Hallitaan suurempia kokonaisuuksia

Kun työvuorosuunnittelua tehdään käsin, on tyypillistä, että suunnittelija on myymälän tai osaston esimies ja suunnittelun kohteena on oma tiimi. Työajan optimaalisen käytön kannalta parempiin tuloksiin päästään kuitenkin sillä, että suunnittelussa otetaan huomioon isompia kokonaisuuksia, kuten koko myymälä eri osastoineen, useita myymälöitä tai jopa työntekijöiden liikkuminen eri myymälöiden välillä. Optimoinnin avulla isompien kokonaisuuksien hallinta tapahtuu tehokkaasti ja keskitetysti.

Ennakoidaan paremmin tulevia tarpeita

Optimointiohjelman avulla työvuorosuunnittelussa kyetään huomioimaan useita eri näkökulmia sekä hyödyntämään tehokkaammin jo olemassa olevaa tietoa esimerkiksi myyntibudjetista sekä kassapaineesta ja asiakasvirroista. Näitä tietoja hyödyntämällä voidaan paremmin vastata ennakoituun työvoiman ja/tai työtehtävien tarpeeseen kulloisinakin ajankohtina.

Optimointiohjelman avulla on mahdollista tehdä vaihtoehtoisia työvuorolistamalleja sekä tarkastella erilaisia skenaarioita siitä, millaisiin tuloksiin eri työvuorosuunnitelmat johtavat. Optimointiohjelma tekee siis erilaisia ehdotuksia, joista suunnittelija voi hyväksyä tarpeisiin tai tilanteeseen parhaiten sopivimman listan. Tarvittaessa näihin ehdotelmiin voi tehdä vielä muutoksia manuaalisesti. Työvuorolistoissa voidaan painottaa esimerkiksi kustannuksia, ergonomisuutta, asiakaspalvelun laatua, myyntiä jne. tai kaikkien näiden yhdistelmiä.

Optimointiohjelman tekemät työvuorosuunnitelmat perustuvat aina faktoihin, ei suunnittelijan henkilökohtaisiin mieltymyksiin tai totuttuihin tapoihin. Tämän ansiosta työvuorosuunnittelu tapahtuu puolueettomasti ja parhaimmillaan sen avulla löydetään kokonaan uusia toimintatapoja.

Esimiehen ja työntekijän ajankäyttö tehostuu

Optimointiohjelman avulla esimiehen suunnittelu ja raportointityö tehostuu, jolloin aikaa jää enemmän ihmisten johtamiselle ja muulle esimiestyölle sekä asiakaspalveluun.

Myös työntekijöiden ajankäyttö tehostuu optimoinnin avulla. Optimoiduissa työvuorosuunnitelmissa pystytään huomioimaan kunkin työntekijän menneet ja tulevat suunnitelmat. Näin varmistetaan muun muassa työvuorojen tasapuolisuus sekä tarvittavien palautumisaikojen toteutuminen.

Säästetään oikeissa kohdissa

Optimoinnin avulla voidaan vertailla ja ennakoida yrityksen tavoitteiden, toimien ja arvojen vaikutusta työvuorosuunnitelmien hintoihin. Tämä antaa aivan uuden mahdollisuuden rakentaa koko henkilöstöstrategiaa.