Näin huolehdit motivaatiosta uuden työajanhallintaohjelmiston käyttöönotossa

Uuden työajanhallintaohjelmiston käyttöönotto aiheuttaa yleensä erilaisia kysymyksiä ja toisinaan jopa pientä muutosvastarintaakin yrityksen työntekijöissä ja ohjelmiston tulevissa käyttäjissä. Miltä uudet työvuorosuunnitelmat näyttävät? Kenelle työaikatoiveet lähetetään jatkossa? Miten muutos vaikuttaa työvuoroihin?

Uusi ohjelmisto tuo aina mukanaan myös uudet käytännöt. Tiedätkö jo, miten saat parhaiten motivoitua yrityksesi henkilökunnan uuden työajanhallintaohjelmiston käyttöön?

Huolehdi aina riittävästä viestinnästä

Vaikka työajanhallintaohjelmiston vaihtamisessa ei yleensä olekaan kyse mistään massiivisesta organisaatiomuutoksesta, kannattaa uuden työajanhallintaohjelmistonkin käyttöönotossa hyödyntää muutosjohtamisen hyviä käytäntöjä. Muutosjohtamisen tärkein työkalu on viestintä, joten yritysjohdon on huolehdittava siitä, että henkilöstö saa riittävästi tietoa mm. siitä, milloin uusi ohjelmisto tulee käyttöön, miten työvuorosuunnittelu jatkossa hoidetaan sekä millaisia muutoksia uusi ohjelmisto käytännössä tuo työntekijöiden arkeen.

Pahin tilanne on se, että käytännöt muuttuvat ilman ennakkovaroitusta. Näin toimiessa voi jälkeenpäin olla varsin haastavaa saada käyttäjät motivoitumaan uuden ohjelmiston käyttöön tai saada heidät suhtautumaan uuden ohjelmiston tuomiin muutoksiin positiivisesti.

Korosta muutoksen tuomia hyötyjä

Uuden työajanhallintaohjelmiston käyttöönottoon liittyvässä viestinnässä kannattaa aina huomioida ohjelmiston eri käyttäjäryhmät ja miten muutos vaikuttaa heidän arkeensa. Viestinnässä tuleekin korostaa erityisesti ohjelmiston tuomia hyötyjä ja etuja kunkin eri käyttäjäryhmän näkökulmasta – niin työntekijöiden, työvuorosuunnittelijoiden kuin esimiesten kannalta.

Panosta ohjelmiston koulutukseen

Uuden työajanhallintaohjelmiston käyttöönottoon kuuluu olennaisena osana myös ohjelmiston käyttökoulutus. Käyttökoulutus voi olla hyvinkin vaikuttava tekijä sen suhteen, miten hyvin ja millä asenteella yrityksen henkilöstö ottaa vastaan uuden ohjelmiston ja sen mukanaan tuomat uudet toimintatavat.

Käyttökoulutuksen avulla käyttäjille saadaan varmistettua riittävä osaaminen ohjelmiston käyttöön, minkä ansiosta uuden ohjelmiston käyttö saadaan sulautumaan arjen rutiineihin yleensä huomattavasti nopeammin ja vaivattomammin.

Huolehdi myös seurannasta

Viestinnän ja koulutuksen lisäksi on tärkeää huolehtia myös uuden ohjelmiston käyttöönoton seurannasta. Jos uuden ohjelmiston käyttö onkin osalla henkilöstöä jäänyt hieman epäselväksi, saattavat siitä johtuvat hankaluudet alkaa nakertaa työntekijöiden työmotivaatiota. Tällöin esimerkiksi pieni lisäkoulutus ohjelmiston käytöstä on yleensä paikallaan.

Ohjelmiston käyttöönotossa kannattaa aina huomioida eri käyttäjien erilaiset valmiudet omaksua uuden ohjelmiston käyttöä – toisille uuden järjestelmän opettelu voi vaatia hieman enemmän aikaa kuin toisille. Kun yrityksen johdolla on tiedossa työntekijöiden eri valmiusasteet uuden ohjelmiston käytölle, osataan seurantakin kohdentaa tehokkaammin juuri niille käyttäjille, joille uusi ohjelmisto on kenties alun perinkin tuntunut haastavalta.

Onko yrityksessäsi harkittu uuden työajanhallintaohjelmiston hankintaa?

Lue aiemmin julkaistusta artikkelista, miten saat vältettyä tyypillisimmät karikot työajanhallintaohjelmiston vaihtamisessa. Lataa myös maksuton pikaoppaamme, joka käsittelee työajanhallintaohjelmiston mahdollistamia hyötyjä yrityksen toiminnassa.