Miten vaihteleva resurssitarve huomioidaan työajan optimoinnissa?

Tietyillä aloilla työaika vaihtelee varsin paljon eri kausien tai vaikkapa sesongin mukaan. Mitä hyötyä työajan optimoinnista on niillä aloilla, joiden työvoiman tarve vaihtelee miltei kuukausittain?

Optimointi auttaa hyödyntämään joustavia ratkaisuja

Työnteko ei suinkaan kaikilla aloilla tarkoita toimistossa istumista aamukahdeksasta neljään iltapäivällä.

Esimerkiksi varastoalalla työvoiman tarve voi vaihdella hyvinkin paljon esimerkiksi asiakkailta tulleiden tilausten, sesongin tai vaikkapa juhlapyhien mukaan. Tällöin työvoiman käytön suunnittelu on varsin haasteellista. Työaika tulisi vaihtelevuudesta huolimatta saada toteutumaan siten, että vakituisille työntekijöille olisi riittävä määrä töitä eikä kiireisinä aikoina tarvitsisi palkata kalliita sijaisia tai lisätyövoimaa.

Monet työehtosopimukset antavat mahdollisuuksia hyödyntää erilaisia työajantasoittamiskeinoja, joiden ansiosta työnantajalla on ikään kuin enemmän työtunteja käytössään silloin, kun ruuhkahuiput ovat pahimmillaan. Tasoittumisjakson tavoitteena on sopeuttaa työaika työmäärän mukaan siten, että se tietyn ja ennalta määrätyn ajanjakson aikana tasoittuu työsopimuksessa sovittuun työaikaan.

Tasoittumisjaksojen avulla työnantajalla on siis hieman enemmän pelivaraa painottaa käytössä olevaa työaikaa, mutta sen hallinta on kuitenkin varsin haastavaa ilman tehokasta työajanhallintaohjelmistoa. Oikeanlaisen työajanhallintaohjelmiston avulla tasoittumisjaksojen hallinta on helppoa, vaikka jakso olisi jopa puolen vuoden mittainen. Optimointia hyödyntäen tasoittumisjaksoista saadaan otettua kaikki hyöty irti.

Jaetaan työtehtäviä uudella tavalla

Optimoinnin ansiosta työtehtäviä pystytään usein myös jakamaan ja järjestämään jollain uudella ja kannattavammalla tavalla.

Toisinaan esimerkiksi on mahdollista hyödyntää yrityksen henkilöstöä laajemmin eri osastojen välillä. Kun työntekijöiden käytettävyyteen, osaamiseen, tasoittumisjaksossa jäljellä oleviin tunteihin jne. liittyvä tieto on helposti hallinnoitavissa, voidaan työpäivät suunnitella esimerkiksi siten, että sama työntekijä työskentelee aamupäivän varaston puolella kun taas iltapäivällä hän hyppääkin auton rattiin.

Vaihtelevan resurssitarpeen optimointi

  • Mieti tyypilliset toistuvat tilanteet historiatietojen ja ennusteiden pohjalta.
  • Mieti, onko nykyisessä toimintamallissa tehokkuutta heikentäviä kohtia.
  • Kartoita käytettävissä olevat mahdollisuudet esim. tasoittumisjärjestelmien käyttöönotto.

Lue lisää työajan optimoinnista

Lataa maksuton pikaoppaamme, jossa kerrotaan tarkemmin siitä, mitä työajan optimointi tarkoittaa ja miten sitä tehdään käytännössä.