Miten työajanseuranta toteutetaan?

Työajanseurannan avulla työnantaja pystyy keräämään tietoa tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Tiedätkö, miten työajanseurantaa tehdään käytännössä?

Työajanseuranta lyhyesti

Työajanseurannalla tarkoitetaan erilaisia toimenpiteitä, joiden avulla työnantaja pystyy keräämään tietoa tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Työajanseurantaa voidaan tehdä monella tapaa joko manuaalisesti tai järjestelmää käyttäen, riippuen aina yrityksen tarpeesta.

Vaikka työajanseurantaa tehdäänkin osittain siitä syystä, että työnantaja pystyy seuraamaan työajan käyttöä ja toteutumista, on työajanseurannalla erityisen suuri merkitys myös työvuorojen suunnittelun näkökulmasta. Kun työaikoja seurataan toteutuneiden leimausten avulla, se on työntekijän ja työnantajan kannalta läpinäkyvää ja tasapuolista.

Työajan seurantatiedon avulla voidaan helpottaa myös palkanlaskennan toteutusta sekä tehostaa ajankäyttöä työpaikalla. Sen avulla varmistetaan tehokkaammin myös se, että työntekijä saa palkkansa sovittuna ajankohtana ja sovittujen korvausehtojen mukaan.

Kellokortteja ja kulunvalvontaa

Sana ”työajanseuranta” synnyttää usein mielikuvan perinteisistä kellokorttijärjestelmistä, joiden avulla työntekijä leimaa kellokorttinsa töihin saapuessaan ja sieltä lähtiessään. Perusperiaate on tänäkin päivänä samanlainen. Teknisen kehityksen myötä toteutustapa on vain hieman jatkojalostunut.

Työajanseuranta on useissa tapauksissa lisätty kulunvalvontajärjestelmien yhteyteen. Tämä sopii erityisen hyvin sellaisiin organisaatioihin, joissa kulunvalvontaa tarvitaan tai joissa on jo valmiiksi olemassa jokin kulunvalvontajärjestelmä. Pelkän työajanseurannan takia kulunvalvontajärjestelmää ei kuitenkaan kannata hankkia. Työajanseurantaan on nimittäin olemassa myös edullisia ratkaisuja.

Työajanseurannan toteutus käytännössä

Työajanseurantaan kehitettyjen laitteistojen toimintaperiaate on omalla tavallaan perinteisen kellokorttijärjestelmän ja kulunvalvontajärjestelmän yhdistelmä: työntekijälle annetaan esim. avaimenperään laitettava tunnistinlätkä, jonka avulla hän käy tekemässä kirjauksen työpaikalla olevaan tunnistinlaitteeseen esimerkiksi töihin saapumisen/lähtemisen, lounaan, tauon tms. yhteydessä. Vaihtoehtoisesti työaika voidaan leimata myös netissä toimivan sovelluksen avulla.

Jos työajanseurantajärjestelmä on osa kokonaisvaltaista työajanhallintajärjestelmää, työntekijän kirjaamaa työaikatieto saadaan työajanhallinnan apuvälineeksi ja tarvittaessa siirtymään palkanlaskentaan. Tällä tavalla työvuorojen suunnitelmaa ja toteumaa pystytään seuraamaan hyvin helposti.

Askeleet työajanseurantajärjestelmän käyttöönottoon

  • Valitse organisaatiollesi työajanhallintaohjelmisto, joka sisältää myös työajanseurantajärjestelmän tai vastaavasti tukee työajanseurantajärjestelmistä saatavaa tietoa.
  • Työpaikalle asennetaan järjestelmää varten tarvittava tunnistinlaite.
  • Henkilökunnalle jaetaan leimauslaitteet ja heidät ohjeistetaan tunnistinlaitteen käyttöön.
  • Kokonaisuus saadaan yleensä valmiiksi muutamien päivien sisällä.

Kaipaatko tehokkuutta työvuorojen suunnitteluun ja työajanhallintaan?

 


Hyviä lukuhetkiä!