Mille aloille työajanhallintaohjelmistosta on hyötyä?

Usein ajatellaan, että työajanhallintaohjelmistosta on hyötyä ainoastaan vain joillekin tietyille aloille. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Tehokkaasta työajanhallinnasta on hyötyä lähes kaikille toimialoille.

Työajanhallinta on laaja kokonaisuus

Kuten aiemmissa artikkeleissamme onkin jo tullut ilmi, työajanhallinta on laaja kokonaisuus, joka sisältää niin työvuorosuunnittelun, työajanseurannan, työaikaan liittyvien tietojen tarkastamisen kuin tietojen välittämisen palkkahallintoon. Näiden osien merkitys vaihtelee paljon toimialoittain. Työajanhallintaohjelmisto on keino, joilla työajanhallinnan eri osa-alueet saadaan tehokkaasti hallittua yhtenä kokonaisuutena

Palkanlaskennan automatisoinnista hyötyvät useimmat

Yleisesti ottaen kaikki alat hyötyvät palkanlaskennan automatisoinnista. Työaikatietojen ilmoittaminen, listojen tarkastaminen ja hyväksyminen, palkkalajilaskenta jne. ovat käsityönä virhealtista ja turhauttavaa rutiinia. Työajanhallintaohjelmiston avulla lasketut palkkalajikohtaiset tuntitiedot saadaan siirrettyä suoraan palkkajärjestelmään. Tämä luonnollisesti vähentää manuaalisen työn (ja siinä tapahtuvien inhimillisten virheiden) määrää sekä nopeuttaa tietojen siirtämistä palkanlaskentaan.

Jos työajanhallintaan tarvittavat tiedot ovat hajallaan monessa järjestelmässä, tietojen pitäminen ajan tasalla voi olla varsin haastavaa. Tänä päivänä tieto kuitenkin saadaan liikkumaan eri järjestelmien välillä varsin sujuvasti, mikä mahdollistaa esimerkiksi HR-järjestelmien, toiminnaohjauksen, kulunvalvonnan ja palkkajärjestelmien liittämisen yhdeksi työajanhallinnan kokonaisuudeksi.

Apua muutosten ja työajan liikkumavarojen hallintaan

Työajanhallintaohjelmistosta on merkittävää hyötyä myös niille aloille, joiden työaikaan liittyy jonkinlaista liikkumavaraa (tasoittumisjaksot, työaikapankki, pekkaspäivät) tai joilla hyödynnetään paljon erityyppisiä työsuhteita. Näillä aloilla korostuu yleensä myös tehokas osaamisen hallinta, sillä muutoksista huolimatta pitäisi pystyä varmistamaan, että paikalla on aina osaavaa henkilökuntaa.

Etenkin pitkien tasoittumisjaksojen hallinnoiminen voi olla hankalaa ilman tehokasta työajanhallintaohjelmistoa. Parhaimmillaan työvuorosuunnitteluun käytetty ohjelmisto pitää työvuorosuunnittelijan ajan tasalla siitä, mikä on kunkin työntekijän tasoittumisjakson jäljellä oleva tuntimäärä.

Milloin työvuorosuunnittelun merkitys korostuu?

Työvuorosuunnittelun merkitys korostuu erityisesti niillä aloilla, joilla henkilöstön palkkojen osuus muodostaa merkittävän osan yrityksen kuluista tai jos alalla käytetään paljon erityyppisiä työsuhteita. Tämä on monesti tilanne palvelualoilla.

Työvuorojen suunnittelun tavoitteena on varmistaa, että oikea henkilö on tekemässä oikeaa työtä ja vieläpä oikeaan aikaankin. Periaatteessa tämä kuulostaa ihan yksinkertaiselta, mutta se on usein kaikkea muuta. Suunnittelulle asettaa haasteita muun muassa työlainsäädäntö, henkilöstön osaaminen, lomat tai yllättävät poissaolot.

Tehokaan työajanhallintaohjelmiston avulla työvuorosuunnittelu kaikkine muuttuvine tekijöineen on mahdollista saada tehtyä kustannustehokkaasti – sekä työnantajan että -tekijänkin toiveet huomioiden.

Kustannussäästöjä työajanhallintaohjelmistosta

 


Hyviä lukuhetkiä!