Miksi työvuoroja suunnitellaan?

Hyvin suunnitellut työvuorot edistävät merkittävästi niin toiminnan tuloksellisuutta, työntekijän viihtyvyyttä kuin asiakkaan tyytyväisyyttä. Työvuorosuunnitteluun kannattaa ja pitääkin panostaa sen mukaisesti.

Hyvä työvuorosuunnitelma pitää sisällään monta näkökulmaa

Työvuorosuunnittelun tavoitteena on varmistaa se, että oikea ihminen on oikeaan aikaantekemässä oikeaa työtä. Tällöin työ valmistuu ajallaan, asiakas saa hyvää palvelua ja työntekijä pysyy motivoituneena. Mitä useampi näkökulma työvuorosuunnitelmassa pystytään huomioimaan, sen parempi.

Työvuorosuunnittelu perustuu aina työaikalainsäädäntöön, joka määrittää työpäivän pituuden, tauot ym. Lainsäädännön lisäksi työvuorojen suunnittelussa tulee pystyä huomioimaan lomat, toistuvat poissaolot (koulutukset ym), työntekijöiden toiveet, mahdolliset työajan tasoittumisjärjestelmät, työntekijöiden osaaminen sekä mahdolliset tarpeet eri toimipisteiden välillä.

Esimies tai vuoropäällikkö saa olla jo melkoinen Excel-velho, jos hän mielii huomioida kaikki edellä mainitut näkökulmat pelkän taulukkolaskentaohjelman ja keltaisten lappujen  avulla.

Muutosten hallinta tekee suunnittelusta haasteellista

Työntekijä sairastuu, asiakkaalle tulee kiireellinen tapaus hoidettavaksi, VR:n aikataulut eivät pidä paikkaansa jne. jne.. Työelämä on täynnä yllättäviä muuttujia, joita ei pystytä etukäteen ennustamaan, mutta joihin kuitenkin voidaan varautua. Eli entäs sitten, kun työvuorot on jo suunniteltu ja työntekijän loukkaantumisen takia koko paletti pitää pistää uusiksi?

Muutosten hallinnassa auttaa paljon se, että kokonaisuus on helposti seurattavissa. Työntekijälle on helpottavaa voida luottaa siihen, että vaikka työvuorolistat muuttuvat, muutokset on kuitenkin dokumentoitu. Tällä tavalla esimerkiksi liukumat saadaan helpommin ja varmemmin tasoitettua tiettyjen aikavälien jälkeen.

Sekin helpottaa jo kummasti, että asiat eivät ole pelkästään esimiehen päässä tai kirjoitettuna vain jonkin paperinpalan kulmaan.

Millaista työvuorosuunnittelu on ihannetapauksessa?

Työvuorosuunnittelussakin tulisi muistaa se, että ongelmia ei kannata siirtää tulevaisuuteen. Hyvin usein nimittäin käy niin, että nopealla aikataululla ratkaistaan yksi tilanne, jolloin sama ongelma vain siirretään seuraavalle viikolle tai kuukaudelle. Työvuorojen suunnitteluun on olemassa tehokkaita ohjelmia, joiden avulla tällainen ongelmien siirtäminen pystytään välttämään.

Ihanteellisessa tilanteessa työvuorojen suunnittelussa pystytään automaattisesti ottamaan huomioon työntekijöiden toiveet sekä resurssitarve työnantajan kannalta!

Lue lisää työvuorosuunnittelusta ja työajanhallinnasta

 


Hyviä lukuhetkiä!