Miksi matka-aikojen huomiointi kotihoidon suunnittelussa on tärkeää?

Kun kotihoidon suunnittelussa ei oteta huomioon matka-aikoja, menee moni asia pieleen. Suomen lähi- ja perushoitajaliitto SuPer järjesti toissaviikolla keskustelutilaisuuden kotihoidon järjestelmätoimittajien kanssa. Tilaisuus pohjautui SuPerin kyselytutkimukseen, johon oli vastannut yli 3000 kotihoidon työntekijää ympäri Suomea. Yksi asia oli kyselyssä noussut erityisesti esiin: Matka-aikojen huomiointi kotihoidon suunnittelussa. SuPer on puuttunut asiaan jo tovin aikaa sitten mm. jäsenlehdessään (SuPer 03/2017). Hoitajat valittavat alituiseen kiirettä, joka johtuu paljolti myös siitä, että asiakkaita ei ehditä palvelemaan suunnitellusti. Se, että suunnitelmissa ei pysytä, johtuu usein siitä, että siirtymisiin ei ole varattu riittävästi aikaa.

Siirtymiin ei ole varattu aikaa, koska
a) yleisesti käytössä olevat kotihoidon toiminnanjärjestelmät eivät kykene laskemaan todellisia matka-aikoja tai
b) suunnitelmiin joudutaan tekemään manuaalisesti niin isoja muutoksia, että matka-ajat eivät millään toteudu.

Käyntejä tungetaan hoitajien valmiille reiteille käsin, jolloin hoitajat joutuvat väistämättä lyhentämään palveluaikoja päivän kuluessa: 20 minuuttia suunniteltua onkin todellisuudessa vain 15 minuuttia, koska lähteminen edelliseltä asiakkaalta viivästyi (lumipalloefekti) tai sitten matkaan menee huomattavasti enemmän aikaa kuin järjestelmä osaa laskea.

Miten matka-ajat voitaisiin huomioida entistä paremmin kotihoidon asiakaskäyntien suunnittelussa?
Pitäisi olla lähes itsestään selvää, että matka-aikojen laskenta tulisi perustua todellisiin nopeuksiin eri kulkuvälineillä eri tieosuuksilla. Keskimääräinen yksi ja sama nopeus ei ole tietystikään riittävän tarkka, koska matka-aika kaupungissa ruuhkassa poikkeaa aika tavalla moottoritien nopeuksista. Ei myöskään riitä, että ajetaan ainoastaan pisteestä A pisteeseen B, vaan pitää olla varattu aikaa myös pysäköintiin ja siirtymisiin kulkuneuvolta asiakkaan luo. Lisäksi pitäisi pystyä järjestelemään samassa kerrostalossa olevat asunnot ja raput järkevästi.

Todelliset matka-ajat huomioon – eroon manuaalisuunnittelusta
R2-optimoinnissa matka-aikojen laskenta perustuu etäisyysmatriisiin ja julkiseen Digiroad-tieverkostoaineistoon. Ennen optimointia lasketaan etäisyydet kaikkien käyntipisteiden välillä. Laskenta on huippunopea: 1000 käyntipisteen etäisyyden laskenta vie aikaa yhden sekunnin. Kaistamallinnus ottaa huomioon mm. kääntymisrajoitukset: toisin sanoen ajo-aika voi eri suuntiin olla eri, koska vasemmalle kääntyminen vie tyypillisesti enemmän aikaa kuin oikealle kääntyminen. Digiroadista taas tulee tieverkon nopeusluokitus, jota voidaan tarvittaessa vielä hidastaa kertoimella. Pysäköintiajat on otettu huomioon erikseen.

R2-optimoinnissa manuaalisuunnittelua ei juuri ole. Mikäli optimoinnin jälkeen käyntejä on paljon reitittämättä, ei niitä suinkaan aleta tunkemaan reiteille väkisin, vaan selvitetään syitä syvemmältä. Tällöin voidaan kokeilla koneella erilaisia muutoksia mm. tiimeissä, reiteissä, aikahaarukoissa tai palveluajoissa ilman että muutoksia heti viedään käytäntöön. Useimmiten käynnit saadaan reiteille vieläpä lyhentämättöminä. Joskus saattaa paljastua, että henkilöstöä ei ole riittävästi. Muutama käynti voidaan lopulta tarvittaessa suunnitella käsin, mutta silloinkaan R2-optimointi ei jousta matka-ajoista eikä se anna sijoittaa käyntejä päällekkäin tai limittäin.