Jyväskylän kokemuksia kotihoidon optimoinnista: ”R2-optimointi on pitänyt sen minkä on luvannut”

Jyväskylän kaupungin ikäihmisten palvelut päätti syksyllä ottaa takaisin omaan tuotantoon Keljonkankaan-Keltinmäen ja Säynätsalon alueiden kotihoidon palvelut. Ne oli aiemmin ulkoistettu yksityisille palveluntuottajille. Toiminta haluttiin saada muutostilanteessa sujuvaksi, laadukkaaksi ja tehokkaaksi heti alusta alkaen.

Alueiden työvuorojen suunnittelusta vastaavat alueiden esimiehet. Kotihoidon reittien suunnittelu sen sijaan annettiin muutaman, pääosin asiakastyötä tekevän lähihoitajan tehtäväksi. Heillä ei ollut aikaisempaa kokemusta reittien suunnittelusta. Reittejä alueilla on päivittäin noin 30, joista neljä sairaanhoitajille suunniteltuja reittejä. Reittien suunnittelua ei kuitenkaan annettu näille hoitajille käsin tehtäväksi, vaan suunnittelutyökaluksi otettiin käyttöön Procompin R2-optimointiohjelma.

Kokonaan uusi toimintamalli

Ennen varsinaista optimointiohjelman käyttöönottoa laskettiin ohjelman avulla pohjaratkaisu, joka määrittelee kuinka monta hoitajaa eri työvuoroihin tarvittaisiin ja mitkä tulisivat olemaan ns. runkoreitit, joille ohjelma asiakkaat pääasiallisesti sijoittaa. Uuden toimintamallin käyttöönottoa helpotti huomattavasti se, että sekä johto että hoitajat näkivät ja vakuuttuivat juuri heitä itseään koskevista luvuista tai reiteistä ja he myös näkivät muiden reaktiot heitä kiinnostaviin asioihin.

Optimointi R2-optimointiohjelman avulla alkoi suunnitellusti lokakuun alussa ja jatkuu edelleen. Noin 30 reitin suunnittelu alusta loppuun, hoitajien yllättävät poissaolot huomioiden ja tilanteessa kuin tilanteessa, vie työaikaa suunnittelijalta yhteensä noin kaksi tuntia päivässä. Aika sisältää myös tilausten muutosten tekemisen ja poissaolotietojen hallinnan. Muutostilanteiden käsittely on nopeaa. Jos kaikki reitit ovat jo suunniteltuina, ja tulee vielä yllättävä poissaolo, niin uudelle hoitajamäärälle suunnitellut reitit ovat hoitajien puhelimissa noin 15 minuutin päästä.

Itseohjautuvat tiimit
Itseohjautuvilla tiimeillä tavoitellaan hallinnan tunnetta, reaktionopeutta ja paikallisen tiedon mahdollistamaa herkkyyttä. Kotihoidon palveluesimies Sanna Liljeroosin mukaan R2-optimointi on auttanut näiden tavoitteiden toteutumisessa. ”Hoitajat ovat tyytyväisiä reitteihin. Palvelun laatua kuvaava ”sama hoitaja samalla asiakkaalla samassa vuorossa” -prosentti on selvästi koko kaupungin korkein.”

Itseohjautuvuuden kääntöpuolena on helposti tiimien kovemmat vaateet lisähenkilökunnasta sekä isot erot suunniteltujen ja toteutuneiden palveluaikojen välillä. R2-optimoinnin avulla optimointi onnistuu kenen tahansa, esimerkiksi kentän lähihoitajan mutta myös hallinnon viranhaltijan tai esimiehen tekemänä. Tämä varmistaa sen, että palveluajoista ja hoitajamääristä keskusteltaessa, kaikilla osapuolilla, myös ylemmällä johdolla on esittää kokonaisia, konkreettisia ja käytäntöön vietävissä olevia vaihtoehtoja kotihoidon työvuorojen ja reittien suunnitteluun.

Kotihoidon johdon näkökulmasta R2-optimointi on työkalu, jolla tehdään näkyväksi ja varmistetaan toiminnan yleinen tehokkuus ja laatuvaatimusten täyttyminen. Jyväskylän kaupungin ikäihmisten palveluiden johtajan Maarit Raappanan näkemys on, että ”R2-optimointi on pitänyt sen minkä on luvannut”