Henkilöstöresurssien ja työajan optimointi

Henkilöstöresurssien kokonaisvaltaisen hallinnan yksi kulmakivistä on työajan oikeanlainen ja tehokas hyödyntäminen. Parhain mahdollinen toteutustapa työajalle löytyy optimoinnin avulla.

Työajan optimointi

Työajan käyttö voidaan järjestää ja kohdentaa tehtävien ja työntekijöiden suhteessa lukemattomin eri tavoin. Hyvin usein vaihtoehtoja työajan toteutumiselle on niin paljon, että niistä parhaimman valitseminen on sula mahdottomuus pelkän kynän ja paperin avulla. Tällöin löytyy apu tietokoneavusteisesta optimoinnista.

Tietokoneavusteisella optimoinnilla paras ratkaisu työajansuunnittelun ongelmaan haetaan tieteellisin algoritmein laskemalla sekä tietotekniikan tarjoamaa laskentatehoa hyödyntäen.

Käytännössä työajan optimointi etenee siten, että optimointiohjelma laskee työajalle asetettujen tavoitteiden ja käytettävien lähdetietojen puitteissa parhaimman mahdollisimman suunnitelman työajan toteutukselle. Tavoitteena voi olla esimerkiksi ylityötuntien minimointi, palvelutason parantuminen, työviihtyvyyden lisääminen tai kaikkien näiden yhdistelmä. Lähdetietoina puolestaan voidaan käyttää esimerkiksi myyntibudjettia tai tilauskantaa.

Optimointiohjelma käsittelee siihen syötettyjä tietoja haluttujen kriteerien valossa. Tietojen käsittelyn lopputuloksena järjestelmä muodostaa työaikasuunnitelman laskelmien mukaan parhaimman vaihtoehdon pohjalta. Ohjelman tekemän työaikasuunnitelman etu on se, että siitä voidaan vaivattomasti muodostaa erilaisia vaihtoehtoja sekä simuloida erilaisten muutosten vaikutusta pitkällekin tulevaisuuteen.

Mitä työajan optimoinnissa voidaan huomioida?

Optimointiohjelmien avulla työaikasuunnittelussa voidaan ottaa huomioon sellaisiakin asioita, joita voi olla hankalaa huomioida perinteisten työajan suunnittelun keinoin. Optimointia voidaan hyödyntää esimerkiksi

  • työ- ja loma-aikojen suunnitteluun
  • työtehtävien kohdentamiseen
  • tehtävien aikatauluttamiseen ja työjärjestysten suunnitteluun
  • koneiden, laitteiden tai tilojen aikataulutukseen

Tämän lisäksi optimoinnissa pystytään huomioimaan myös erilaiset TES-säännökset (minimi- ja maksimityöajat, juhlapyhät, vapaiden määrät, tauot ym.), mahdolliset työkohtaiset rajoitukset sekä työntekijöiden saatavuus/poissaolot.

Optimoinnin tuomat hyödyt

Koska tietokoneavusteinen optimointi on erittäin nopeaa ja optimaalisen ratkaisun etsiminen huomattavan tehokasta, ovat myös siitä saavutettavat hyödyt varsin suuria:

  • työajan käytön suunnitteluun käytettävän ajan väheneminen jopa 90 %
  • ylitöiden väheneminen 100 %
  • työajan käytön tehokkuuden kasvu 50 %

Näiden suorien laskennallisten hyötyjen lisäksi saavutetaan myös muita huomattavia etuja:

  • nopea reagointi muutoksiin, esim. sairastumiset, lisätilaukset ym
  • työntekijätyytyväisyyden kasvu tasapuolisen ja ergonomisen työaikasuunnittelun myötä

Kiinnostuitko työajan optimoinnista?

 

 


Hyviä lukuhetkiä!