Henkilöresurssien optimointi teollisuuden suunnittelun avuksi

Henkilöresurssien optimointi on jo tuttua erityisesti kauppa- ja palvelualoilla, mutta potentiaalia löytyisi myös teollisuudesta, jonka suunnittelua henkilöresurssien optimointi tehostaisi merkittävästi.

Teollisuusalojen ominaispiirteet

Teollisuudessa työvoimatarve on yleensä jakautunut tasaisesti ja on monesti myös ennustettavissa etukäteen. Usein töitä tehdään myös useammissa vuoroissa ja työvuorojen suunnittelussa täytyy ottaa huomioon muun muassa työn tauotukset, tasoittumisjaksot sekä riittävä levon määrä vuorojen välillä.

Yleensä teollisuuden tuotannonsuunnittelijat ovat hyvin perillä siitä, mitä koneita ja linjoja on mihinkin aikaan tarkoitus käyttää, mutta se, kuka oikeasti tekee ja mitä, jää yleensä vuoropäälliköiden ja lähiesimiesten pohdittavaksi ennen jokaisen vuoron alkua.

Myöskään toisten osastojen resursseja tai ulkopuolista apua ei välttämättä osata hyödyntää silloin, kun toisella linjalla on kiirettä ja toisella rauhallisempaa. Tällaisissa tilanteissa yleensä ainut vaihtoehto on työvuoron jatkaminen, joka on monesti huono ratkaisu sekä työnantajan että työntekijän kannalta.

Haasteena kokonaisuuden hallinta

Työvuorosuunnittelussa tulisi pitää myös koko ajan silmällä tasoittumisjaksoja, tuntipankkeja jne.. Muutoin käy helposti niin, että kaksi viikkoa ennen tasoittumisjakson päättymistä melkeinpä puolet henkilökunnasta pitäisi pistää vapaalle, jotta heidän tuntisaldonsa tasoittuisivat säädösten mukaisesti.

Jos suunnittelu tapahtuu pääasiassa Excelissä, on tällaisten kokonaisuuksien hallitseminen kuitenkin todella hankalaa, joskus jopa mahdotonta, eikä sijaisten palkkaaminen tällaisen syyn takia ole missään määrin kustannustehokasta. Työajanhallintaohjelmisto mahdollistaa työvuorojen tehokkaan suunnittelun ottaen huomioon sekä tuotantolinjojen että työntekijöiden käytettävyyden, muut resurssit ja rajoitukset.

Mahdollisuus vaikuttaa omiin työvuoroihin on työntekijän etu

On erittäin tärkeää, että työntekijät voivat luottaa siihen, että tarpeen tullen heidän työaikatoiveensa huomioidaan. Tämä korostuu etenkin niillä aloilla, joissa myös viikonloput ovat normaalia työaikaa. Jos työvuorojen suunnittelu on pelkästään yhden henkilön takana olevan Excel-taulukon varassa, on työntekijöiden toiveissa mukana pysyminen pian kokopäiväistä työtä vuoropäällikölle.

Työajanhallintaohjelmisto sisältää myös työntekijäportaalin, jonka kautta työntekijät voivat itse esittää toiveitaan esimerkiksi pekkasten ja lomien suhteen. Portaalin kautta tiedot ovat myös tuotannonsuunnittelijoilla ja vuoropäälliköillä käytössä ja tiedossa, eivätkä esimerkiksi työtakin taskuun unohtuneella post-it lapulla tai sähköpostin syövereissä. Ja kun valmiisiin listoihin mahdollisesti tehtävät muutokset saadaan tallentumaan samaan ohjelmaan, on helpompi pitää huolta siitä, että samat työntekijät eivät joudu joustamaan joka kerta.

Työvuorosuunnittelua työntekijöiden osaamisen mukaan

Tavallisesti teollisuudessa työvuorosuunnitelmat eivät sisällä tarkempaa tehtäväjakoa työntekijöiden kesken, vaan se on lähiesimiesten tehtävä ennen jokaista työvuoron alkua. Jos henkilöresurssien optimointi halutaan viedä vielä pidemmälle, on työvuorot mahdollista suunnitella myös tarkemmin työntekijöiden osaamisen mukaan. Kun työajanhallintaohjelmalla on käytössään sekä tuotantosuunnitelma käytössä olevien koneiden ja materiaalien suhteen, että työntekijöiden tiedot heidän osaamisensa mukaan, on työvuorot mahdollista suunnitella automaattisesti ja tarkasti sekä työntekijöiden käytettävyyden että osaamisen mukaan.

Kun henkilöresurssien optimoinnissa otetaan huomioon sekä työntekijöiden toiveet ja osaaminen että työnantajan tavoitteet ja tuotantosuunnitelma, hyötyvät tästä molemmat osapuolet. Samalla myös työntekijöiden työhyvinvointi ja -motivaatio kasvavat.

Haluatko lisätietoja henkilöresurssien optimoinnista?

Lataa maksuton pikaoppaamme, jossa kerrotaan tarkemmin nykyaikaisen työajanhallintaohjelmiston tuomista hyödyistä ja sovelluskohteista. Tutustu materiaaliin klikkaamalla alla olevaa linkkiä tai ota yhteyttä.