5 asiaa, jotka toimitusjohtajan tulee tietää työajanhallinnasta

Tehokkaan työajanhallinnan avulla on mahdollista vaikuttaa niin yrityksen työvoimakustannusten suuruuteen, tehtyyn tulokseen kuin yrityksen henkilöstöpolitiikkaankin. Tässä artikkelissa tuodaan esille, mitä jokaisen toimitusjohtajan tulisi tietää ja ymmärtää työajanhallinnasta ja sen merkityksestä yrityksen toiminnassa.

Työajanhallinta vaikuttaa yrityksen tekemään tulokseen

Henkilöstökustannukset ovat monilla aloilla yksi merkittävimmistä kulueristä yritykselle. Mitä suuremmat työvoimakustannukset suhteessa myyntiin, sitä vähemmän yrityksellä jää viivan alle.

Ylityöt ovat yksi merkittävimmistä työvoimakustannusten nousuun vaikuttavista tekijöistä. Tehokkaan ja kokonaisvaltaisen työajanhallinnan avulla työvoiman käyttö on kuitenkin mahdollista suunnitella siten, ettei henkilöstölle kerry ylityötunteja välttämättä ollenkaan.

Työajanhallinnalla on siis mahdollista vaikuttaa yrityksen tekemään tulokseen – joko tulosta lisäävästi tai sitä heikentävästi.

Todelliset säästöt tehdään työvuorojen suunnitteluvaiheessa

Mikäli yrityksessä halutaan tehostaa työajankäyttöä ja säästää nykyisissä työvoimakustannuksissa, on suurin panostus kohdistettava aina työvuorojen suunnittelutyöhön. Työajan seuranta toki todentaa työajan toteutumisen ja se on sen lisäksi myös lakisääteistä toimintaa, mutta pelkkää työajan seurantaa tehostamalla ei kuitenkaan saada haluttuja säästöjä aikaiseksi – palkanmaksupäivänä kun ei enää hirveästi ole tehtävissä.

Käytännössä suurin tehon lisäys on mahdollista tehdä työn tehokkaalla suunnittelulla. Tällöin tavoitteena on saada kohdennettua käytettävissä olevat työtunnit oikea-aikaisesti, oikeissa paikoissa ja osaavan henkilön toimesta.

Tehokkaan suunnittelutyön ansiosta töihin saapuu juuri sopiva määrä henkilöitä tekemään tarvittavat työt sen sijaan, että esimies joutuisi keksimään töihin saapuneille työntekijöille tekemistä. Näiden kahden tyylin välillä on merkittävä ero.

Työajanhallintaprosessi voi olla merkittävä aikasyöppö

Harvoissa yrityksissä työajanhallintaprosessi kaikkine tavoitteineen on selkeästi koko yritysjohdon tiedossa. Tällöin myös harvoin tiedetään sitäkään, että työajanhallintaan liittyy paljon erilaisia manuaalisia työvaiheita ja toimenpiteitä, joiden suorittamiseen käytetään edelleen suorastaan uskomattomia määriä työaikaa.

Tehokkaan ja työajan optimointia tukevan työajanhallintaohjelmiston avulla on mahdollista tuottaa valmiita ehdotelmia erilaisista työvuorosuunnitelmista, joissa on jo huomioitu sekä lain että yrityksen strategian kannalta tarvittavat kriteerit (työehtosopimukset, ylitöiden minimointi, työviihtyvyys jne.). Tällöin esimiehen tai vuoropäällikön tarvitsee vain valita tilanteeseen sopivin lista ja tehdä siihen tarvittaessa muutoksia tai täsmennyksiä manuaalisesti.

Tehokkaan ohjelmiston avulla työvuorojen suunnittelu- ja raportointityötä voidaan siis tehostaa varsin merkittävästi, jolloin esimiehille jää myös enemmän aikaa ihmisten johtamiselle ja muulle esimiestyölle sekä asiakaspalveluun.

Henkilöstön yli- tai alimiehitys johtuu usein tiedon puutteesta

Niin työantajan kuin työntekijöidenkin kannalta parhaimmat työvuorosuunnitelmat perustuvat aina johonkin todennettuun työvoiman tarpeeseen – kuten esimerkiksi olemassa olevaan myyntibudjettiin tai historiatiedoista saatavaan tietoon yrityksen asiakasvirroista ja kassapaineesta. Ellei tätä tietoa ole, perustuu kulloisenkin henkilöstötarpeen arviointi usein vain valistuneeseen arvaukseen.

Kun henkilöstötarve perustuu lähinnä arvauksiin tai mutu-tuntumaan, on henkilöstö usein joko yli- tai alimitoitettua, mikä puolestaan näkyy joko lisääntyneinä henkilöstökustannuksina tai sitten työntekijöiden kiireenä ja asiakastyytymättömyytenä – molemmat vaihtoehdot ovat työnantajan kannalta huonoja.

Myös työntekijöiden osaamistiedon tulisi olla helposti työvuorosuunnittelijan saatavilla. Näin varmistetaan, että työvuoroissa on aina oikeaa osaamista omaavaa henkilökuntaa paikalla, millä taataan asiakkaiden hyvä palvelutaso.

Joissakin tapauksissa yritys voi menettää hyvää ja osaavaa työvoimaa, ellei työntekijöille ole tarjota riittävästi tunteja. Kun työvuorosuunnittelijalla on riittävästi tietoa työntekijöiden saatavuuteen ja henkilöstötarpeeseen liittyen, on työvoiman kierrättäminen eri yksiköiden välilläkin helpompaa. Näin varmistetaan, että vakituisille työntekijöille on aina riittävä määrä työtunteja tarjolla.

Työvuorolistojen kustannuksia on mahdollista ennakoida

Työvuorolistojen kustannuksiin havahdutaan yleensä vasta palkanmaksupäivänä. Modernien työajanhallintaohjelmistojen avulla työvuorosuunnittelijan on kuitenkin mahdollista nähdä arvio hänen tekemänsä työvuorosuunnitelman hinnasta jo listan suunnitteluvaiheessa. Tämä mahdollistaa aivan uudenlaisen tavan vaikuttaa työvoimakustannuksiin ennakoivasti.

Kun esimerkiksi päivä- tai viikkotuntimääriä kyetään seuraamaan ja tarkastelemaan jo suunnitteluvaiheen aikana, on mahdollista laskea niiden tehokkuutta budjetoituun tuntimäärään nähden. Hinta-arvioiden perusteella pystytään myös vertailemaan erilaisista suunnitelmista aiheutuvia kustannuksia tai vaikkapa vertailemaan ketjun eri yksiköiden listojen hintoja.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tehtyjen suunnitelmien pohjalta pystytään nykyään laskemaan, paljonko toteutuksessa tarvittavien henkilöiden työajan käyttö maksaa. Tällöin on helpompi arvioida, kannattaako työvuoroon ihan vain varmuuden vuoksi ottaa yhtä ylimääräistä henkilöä vai ei.

Haluatko tehostaa yrityksesi työajanhallintaa?

Aloita lataamalla maksuton pikaoppaamme, josta saat tietää, miten työajanhallintaa saadaan tehostettua oikeanlaisen ohjelmiston avulla.